Professionelle Arbeitsorganisation und optimales Dokumentenmanagement

Die Zeiten, in denen einmal am Tag die Post kam und am Ende des Tages alle Dokumente in Ordnern und Schränken abgelegt waren, sind lange vorbei. Seit Jahren werden Daten häufiger digital gespeichert als in Papierordner abgelegt und nur ein minimaler Teil davon lässt sich zuverlässig per Schlagwort suchen. Was machen Sie mit dem ganzen, großen Rest?

Das schnelle Finden von Dokumenten, das Verwalten von Aufgaben und Terminen in MS Outlook oder anderen Systemen sowie das effiziente Strukturieren von Abläufen ist die unbedingte Voraussetzung einer professionellen Büroorganisation. Durch Lean Office lassen sich Zeit- und Reibungsverluste – auch im Team – vermeiden und Ihre Büroorganisation wird effizient.

Inhalte

Bestandsaufnahme

  • Wie sieht Ihre bisherige Büroorganisation aus?
  • Verschwendung und Zeitdiebe erkennen

Büroorganisation optimieren

  • Zeitfresser mithilfe von Kaizen reduzieren
  • Der organisierte Schreibtisch
  • Prioritäten setzen
  • Elektronische Wiedervorlage

E-Mail-Management (am Beispiel von MS Outlook)

  • E-Mail-Postfach aufräumen
  • Tipps zur E-Mail-Verwaltung: Termine, Aufgaben, Aufgabenliste etc.
  • Die E-Mail-Etikette

Qualitätsmanagement für das Team

  • Job-Buch: Wieso und wofür?
  • Checklisten als wichtiges Werkzeug
  • Standards setzen – Abläufe optimieren
  • Arbeitsplanung mit Task-Boards
  • Besprechungskultur
  • Ordnung braucht „Kümmerer“

Dokumentenmanagement

  • In Vorgängen denken und Vorgänge anlegen
  • Welche Dokumente gehören zu einem Vorgang?
  • Ordnung der Vorgänge nach Prozessen
  • Dokumentenarten: Vorgangs-, Wissens- und Steuerungsdokumente
  • Wie man mühelos regelmäßig „ausmistet“
  • Ein Ordnerplan
  • Besonderheit: Projektdokumentation und Objektakten

Ihr Nutzen

Dieses Seminar befähigt Sie dazu, eine effiziente Büroorganisation und eine klare Ablagestruktur zu schaffen, die zeitsparend, strukturiert und transparent sind. Da Büroorganisation und Dokumentenmanagement meist mehrere Personen betrifft, geht dieses Seminar noch einen Schritt weiter: Sie lernen wichtige Tools und Werkzeuge kennen, die es Ihnen ermöglichen, das System des Lean Office ins Team weiterzutragen.
Sie erhalten in diesem zwei Tagen viele praxisnahe Werkzeuge und Tipps, die Sie sofort anwenden können.

Trainerin

Martina Müll-Schnurr
ist Diplom-Betriebswirtin und seit 1989 selbständige Trainerin für Assistenz und Führungskräfte sowie seit mehreren Jahren bei der Common Sense Team GmbH als Beraterin tätig. Nach Ausbildung und Studium arbeitete Martina Müll-Schnurr als Personalsachbearbeiterin und Sekretärin sowie Ausbilderin in Betrieben der Chemie- und Automobilindustrie. Ihre Trainingsschwerpunkte sind die effiziente Gestaltung von Büroabläufen, rationelle Arbeitstechniken, die optimale Zusammenarbeit mit dem Team und der Führungskraft, professionelle Assistenz sowie Korrespondenz. Zu ihren Kunden zählen namhafte Unternehmen unterschiedlichster Branchen.

Hinweise zur Methodik

  • Sie erhalten vorab einen Fragebogen zu Ihrer bisherigen Büroorganisation
  • Bitte bringen Sie zum Seminar Bilder von Ihrem Schreibtisch/ Arbeitsplatz mit.
  • Dies ist keine Outlook-Schulung!

Zielgruppe
Alle, die Ihre Arbeitsorganisation und das Dokumentenmanagement optimieren und professionell gestalten möchten.