Das Sekretariat als rechte Hand des Vorgesetzten

Die systematische Chefentlastung ist – nach wie vor – eine wesentliche Aufgabe der Assistenz. Sie hat nachweislich einen essentiellen Anteil am Arbeitserfolg der Vorgesetzten und dadurch auch auf den Erfolg des gesamten Teams.

Führungskräfte, die von ihrer Assistenz optimal unterstützt werden, können sich verständlicherweise mehr um die eigenen (Führungs-)aufgaben kümmern und sich so auf Belange konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen.

Doch wie sieht sie aus, die „optimale Chefentlastung“? Welche Aufgaben darf/ soll oder muss die Assistenz übernehmen, damit der/ die Vorgesetzte optimal unterstützt wird? Worauf müssen die Beteiligten achten, um die Zusammenarbeit weiter zu optimieren und bei eventuellen Unstimmigkeiten schnell zu reagieren?

Die Antwort darauf war mit Sicherheit noch niemals leicht, erscheint heute jedoch noch um einiges schwieriger zu sein, da sich Assistenz und Vorgesetzte/r durch die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle, die veränderten Unternehmensstrukturen sowie die fortschreitende Globalisierung/ Mobilität weiter voneinander entfernen, auch räumlich.

Die Aufgaben der Assistenz haben sich in den letzten Jahren stark verändert, das klassische Sekretariat, das den Großteil seiner Zeit mit Telefonaten und dem Abtippen von Briefen oder dem Verteilen der Post verbracht hat, gibt es kaum noch. Der gesamte Berufszweig verändert sich auf Grund der veränderten (technischen) Gegebenheiten und in den meisten Fällen bedeutet das ein selbständigeres Arbeiten für die Assistenz. Es gilt, ein neues, zukunftsorientiertes Kompetenzprofil für die Assistenz herauszuarbeiten. In den meisten Unternehmen ist das ein fortwährender Prozess, in den sich die Assistent/innen auch selbst aktiv einbringen (können).

Was weiterhin essentiell bleibt ist, dass Chef/in und Assistenz als Team zusammenarbeiten müssen, um erfolgreich zu sein. Damit das gelingt, müssen die gegenseitigen Erwartungen und die Aufgabenverteilung von Beginn der Zusammenarbeit an klar kommuniziert werden. Besonders wichtig ist das, wenn ein „Team“ neu zusammengestellt wird – hier werden die Weichen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit gestellt. Es gibt einige allgemeingültige Regeln/ Empfehlungen, die zu beachten sind, damit die Zusammenarbeit gelingt. Wer sich hier zu Beginn externe Hilfe holt, profitiert davon über viele Jahre hinweg.

Da die meisten Menschen nicht ausreichend psychologisch geschult sind, um auf unterschiedliche Persönlichkeitstypen optimal einzugehen, gibt es einige leicht verständliche Persönlichkeitsmodelle, die im Hinblick auf eine typgerechte Kommunikation zu Rate gezogen werden können. Wer selbst aktiv werden möchte, um die Zusammenarbeit zu optimieren, kann sich beispielsweise einmal näher mit dem DISG-Modell beschäftigen. Der Aufwand lohnt sich, denn wem es gelingt, typgerecht zu kommunizieren, der wird schlichtweg besser und schneller verstanden und ermöglicht so ein effizienteres Arbeiten. Sich mit unterschiedlichen Persönlichkeitstypen auseinanderzusetzen ist jedoch nicht nur im Hinblick auf das Gegenüber hilfreich, sonders sorgt in den meisten Fällen auch für einen „Aha-Effekt“ im Hinblick auf das eigene Verhalten. Wenn sich ein/e Assistent/in psychologische Grundkenntnisse aneignet hat das also keinesfalls damit zu tun, sich vollkommen auf die/ den Vorgesetzte/n einzustellen, sondern vielmehr damit, die persönlichen Facetten (auf beiden Seiten) überhaupt bewusst wahrzunehmen und entsprechend zu agieren. Damit ist allen Beteiligten geholfen!

Ein weiterer wichtiger Punkt ist ein optimales Selbst- und Zeitmanagement der Assistenz. Denn nur wer seine eigenen Aufgaben/ seinen Schreibtisch/ seine Organisation selbst „fest im Griff“ hat, hat ausreichend Ressourcen, andere zu unterstützen. Assistent/innen sind häufig so stark auf die Unterstützung anderer Personen konzentriert, dass sie ihr eigenes Zeit- und Selbstmanagement außer Acht lassen. Damit ist jedoch keinem geholfen!

Auch die Arbeit „für andere“ erfordert einen gewissen Freiraum für eben diese Unterstützung. Wer zu den üblichen Arbeitszeiten „ununterbrochen unterbrochen“ wird, kann unmöglich konzentriert und verantwortungsvoll arbeiten. Selbstverständlich gibt es unterschiedliche Arten der Assistenz. Wer beispielsweise am Empfang eines Unternehmens arbeitet, wird selbstverständlich immer wieder angesprochen oder spricht die Vorübergehenden selbst an. In diesem Fall sollten jedoch keine zusätzlichen Arbeiten an diese Position gebunden sein, die ein konzentriertes Arbeiten erfordern.

Wer jedoch – beispielsweise auf Grund eines räumlich zentralen Arbeitsplatzes – häufig unterbrochen wird, obwohl das nicht notwendig wäre, muss sich selbst „störungsfreie“ Zeit einfordern, um die eigenen Aufgaben abarbeiten zu können. Dazu gehört auch, E-Mails für einen gewissen Zeitraum unbeantwortet zu lassen oder Kolleg/innen auf später zu vertrösten, sofern dies möglich ist.

Ein klares „Nein“ wirkt hier oft Wunder und wird von den meisten Menschen leichter akzeptiert als ständige Verzögerungen oder Unzuverlässigkeit, die im schlimmsten Fall die Folge sind. Da das Verhalten der anderen nur sehr schwer zu beeinflussen oder gar zu verändern ist, sollte eine effektive Eigenorganisation das Mittel der Wahl sein, um die Störungen in den Griff zu bekommen.

Wie all das am besten gelingt, vermittelt das zweitägige Seminar am 19./ 20. 07. 2018 in Hamburg. Die Referentin der ASB Akademie bietet informativen Wissensinput, der von den Teilnehmer/innen aktiv diskutiert und in diversen Übungen praxisnah verinnerlicht wird. Durch dieses alltagsnahe Vorgehen im Seminar mit Workshop-Charakter ist der Transfer in die Praxis für die Teilnehmer/innen besonders gut zu bewerkstelligen. So geht jede/r Seminarteilnehmer/in mit einer ganzen „Toolbox“ an Arbeitsmethoden aus dem Seminar, die er/ sie direkt nach dem Seminar am Arbeitsplatz einsetzen kann.

Direkt zum Seminar vom 19.-20.07.2018 in Hamburg